Geordnete Finanzen als Basis für Unternehmenserfolg
Eine vorausschauende steuerliche Strategie und eine lückenlose Compliance sind für Unternehmen in Deutschland keine bloße Formsache, sondern die Grundlage für nachhaltigen Erfolg und die Vermeidung teurer Risiken. Gerade im digitalen Zeitalter stellen die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) hohe Anforderungen an die Dokumentation von Geschäftsvorfällen. Ein zentraler und oft unterschätzter Bereich betrifft dabei die E-Mail-Kommunikation, die im Fokus jeder steuerlichen Außenprüfung steht.
Wir erläutern Ihnen präzise die aktuellen steuerlichen Überlegungen und strategischen Maßnahmen, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.
Die E-Mail als „Geschäftsbrief“: Aufbewahrungs- und Vorlagepflicht
Das deutsche Steuerrecht (§ 147 Abgabenordnung, AO, in Verbindung mit dem Handelsgesetzbuch, HGB) verpflichtet Unternehmen, empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe aufzubewahren. Doch wann gilt eine E-Mail als ein solcher Brief?
Die Finanzverwaltung und die Rechtsprechung stellen klar:
- Definition: Eine E-Mail gilt als Handels- oder Geschäftsbrief, wenn sie die Vorbereitung, den Abschluss oder die Durchführung eines Handelsgeschäfts betrifft. Dies können beispielsweise Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferbedingungen, Reklamationen oder die Korrespondenz zu Vertragsverhandlungen sein.
- Aufbewahrungsfrist: Steuerlich relevante E-Mails unterliegen, je nach Inhalt, einer Aufbewahrungsfrist von sechs oder zehn Jahren.
- Sechs Jahre: Handels- und Geschäftsbriefe.
- Zehn Jahre: E-Mails, die als Buchungsbeleg (z. B. eine E-Mail, die eine Überweisung anordnet) oder Rechnung fungieren.
Gemäß § 147 Abs. 6 AO hat die Finanzverwaltung im Rahmen einer Außenprüfung das Recht, auf elektronisch gespeicherte, steuerlich relevante Daten zuzugreifen und deren maschinelle Auswertung zu verlangen (Vorlagepflicht).
Aktuelle Strategien für die Außenprüfung: Das „Erstqualifikationsrecht“
In jüngster Zeit hat die Forderung der Finanzämter, im Rahmen von Betriebsprüfungen pauschal Zugriff auf das gesamte E-Mail-Postfach oder ein „E-Mail-Gesamtjournal“ zu erhalten, für Unsicherheit gesorgt. Hier hat der Bundesfinanzhof (BFH) eine wichtige Klarstellung getroffen und die Rechte der Unternehmen gestärkt.
1. Die Abgrenzung: Steuerlich relevant vs. Privat
Der BFH stellte fest, dass die Finanzverwaltung nicht die Herausgabe eines sogenannten „Gesamtjournals“ verlangen darf, das eine Auflistung sämtlicher empfangener und versendeter E-Mails enthält.
Strategische Überlegung: Die Finanzverwaltung ist auf die Vorlage jener E-Mails beschränkt, die der Steuerpflichtige gemäß § 147 Abs. 1 AO ohnehin aufbewahren muss. Dies impliziert das sogenannte Erstqualifikationsrecht des Unternehmens: Sie als Steuerpflichtiger sind zunächst dafür verantwortlich, zu bestimmen, welche E-Mails steuerlich relevant sind und somit der Aufbewahrungspflicht unterliegen. Nur diese müssen Sie dem Prüfer vorlegen.
2. Integrität und Digitales Original
Die GoBD fordern unmissverständlich, dass aufbewahrungspflichtige E-Mails und deren Anhänge im ursprünglichen elektronischen Format revisionssicher archiviert werden müssen. Ein bloßer Papierausdruck genügt den Anforderungen der Finanzverwaltung nicht.
Strategische Überlegung: Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Archivierungssysteme die Unveränderbarkeit, Vollständigkeit und Verfügbarkeit der steuerrelevanten E-Mails über den gesamten Aufbewahrungszeitraum gewährleisten. Dies ist nur durch eine revisionssichere E-Mail-Archivierungslösung möglich, die GoBD-konform arbeitet und zugleich den Anforderungen des Datenschutzes (DSGVO) gerecht wird.
Fazit und Handlungsempfehlungen für Ihr Unternehmen
Um in der nächsten Außenprüfung souverän agieren zu können und das Risiko einer Schätzung zu minimieren, sind klare, proaktive Strategien unerlässlich:
- Systematisches Archivierungskonzept einführen: Nutzen Sie eine zertifizierte E-Mail-Archivierungssoftware, die eine automatische, unveränderliche und vollständige Speicherung der als Handels- oder Geschäftsbrief klassifizierten E-Mails sicherstellt.
- Transparente Richtlinien schaffen: Legen Sie klare interne Anweisungen fest, welche E-Mails als aufbewahrungspflichtig gelten. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter entsprechend, um die Unterscheidung zwischen steuerrelevanten, privaten und rein informativen E-Mails zu schärfen.
- Trennung von Privat- und Geschäftskommunikation: Das klare Verbot der privaten Nutzung betrieblicher E-Mail-Accounts vereinfacht die Compliance enorm und entschärft datenschutzrechtliche Konflikte bei der Archivierung.
Eine GoBD-konforme E-Mail-Archivierung ist somit nicht nur eine lästige Pflicht, sondern eine strategische Maßnahme, die Ihnen in der Außenprüfung Zeit, Nerven und Steuern spart.
Dieser Blogbeitrag dient der allgemeinen Information. Bei spezifischen Fragen zur Einrichtung Ihrer Archivierungssysteme oder zur Vorbereitung auf eine Außenprüfung stehen wir Ihnen als erfahrene Steuerberater jederzeit persönlich zur Seite.
