Die E-Rechnung kommt – was Sie als Unternehmer tun müssen
Ab wann gilt was?
Seit 1. Januar 2025 ist die E-Rechnung für inländische B2B-Umsätze der neue Regelfall – mit Übergangsfristen. Wichtig: E-Rechnungen empfangen können müssen Unternehmen seit 1. Januar 2025. Laut BMF reicht dafür grundsätzlich schon ein E-Mail-Postfach aus.
Für das Ausstellen gelten Übergangsregeln: Bis 31.12.2026 dürfen Sie noch „sonstige Rechnungen“ (z. B. Papier; PDF nur mit Zustimmung des Empfängers) nutzen. Bei Vorjahresumsatz bis 800.000 € verlängert sich das bis 31.12.2027. Spätestens ab 2028 muss im B2B faktisch überall als E-Rechnung abgerechnet werden.
Was ist überhaupt eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist kein PDF, sondern ein strukturiertes Datenformat nach EN 16931 (XML-basiert), das automatisch verarbeitet werden kann (typisch: XRechnung, ZUGFeRD). Weitere Erläuterungen ergeben sich aus dem aktuellen BMF-Schreiben und den FAQ auf den Seiten des BMF.
Ihre To-Do-Liste
- Empfang sicherstellen: zentrales Postfach/Workflow für Eingangsrechnungen.
- Software prüfen: Kann Ihr System EN-16931-Formate einlesen, prüfen, archivieren?
- Prozesse definieren: Wer prüft, wer gibt frei, was passiert bei Fehlern?
- Ausgangsrechnungen planen: Umstellung rechtzeitig vor 2027/2028 testen (Kundenkommunikation, Schnittstellen, Stammdaten).
Wenn Sie möchten, prüfen wir im Rahmen einer kurzen Bestandsaufnahme, ob Ihre Rechnungsprozesse und Systeme e-rechnungsfähig sind und welche Umstellungsschritte sich für Ihr Unternehmen am effizientesten eignen.
